Slik tar vi vare på personvernet ditt

Vårt ansvar for personopplysningene dine

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan 123 Minilager AS behandler personopplysninger om kunder, potensielle kunder, besøkende på nettsiden, personer som kontakter oss, og andre som bruker våre tjenester.

Vi behandler personopplysninger for å kunne tilby lagerleie, administrere kundeforhold, håndtere betalinger, foreta kredittvurderinger, gi kundeservice, ivareta sikkerhet på eiendommene våre og oppfylle plikter etter lov.

123 Minilager AS er behandlingsansvarlig

123 Minilager AS er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives her.

Henvendelser om personvern kan sendes til post@123minilager.no, gjerne merket «personvern» i emnefeltet. Vi besvarer henvendelser innen 30 dager.

Hvilke personopplysninger vi behandler

Vi samler bare inn det vi trenger for å levere tjenestene og drive virksomheten forsvarlig.

a) Opplysninger du selv gir oss

• navn, telefonnummer, e-postadresse og adresse
• fødselsdato eller fødselsnummer der dette er nødvendig (for eksempel ved kredittvurdering eller digital signering)
• organisasjonsnummer og bedriftsopplysninger ved næringskunder
• opplysninger gitt i bestillingsskjema, chat, e-post, telefon eller andre kundehenvendelser
• opplysninger knyttet til ønsket lagerstørrelse, avdeling, oppstartsdato og lignende
• eventuell dokumentasjon på egen forsikring

b) Opplysninger om kundeforholdet

• kundenummer, leieforhold, lagerplass og avdeling
• startdato, oppsigelse, utflytting og historikk
• pris, kampanjer, betalingsmåte og fakturastatus
• signerte avtaler og bestillingsinformasjon
• kommunikasjon og kundeservicehistorikk

c) Betalings- og kredittopplysninger

• betalingsstatus og transaksjonsreferanser
• opplysninger knyttet til betalingskort eller andre elektroniske betalingsløsninger behandlet gjennom våre betalingsleverandører
• kredittopplysninger innhentet fra kredittopplysningsforetak når dette er aktuelt

Vi lagrer som utgangspunkt ikke komplette betalingskortopplysninger selv. Disse håndteres av godkjent betalingsleverandør på våre vegne.

d) Opplysninger om bruk av nettsiden og digitale tjenester

• IP-adresse, enhetsinformasjon, nettleser og operativsystem
• informasjon om bruk av nettsiden, Min Side eller annen digital kundeportal
• informasjonskapsler og lignende teknologier, i samsvar med våre cookie-innstillinger

e) Sikkerhetsopplysninger

• kameraopptak fra overvåkede områder
• adgangslogger og informasjon om inn- og utpassering der adgangskontroll benyttes
• hendelseslogger knyttet til sikkerhet, skadeverk, mislighold eller andre konkrete hendelser

Hvor vi får personopplysningene fra

Vi får personopplysninger:

• direkte fra deg når du bestiller, kontakter oss eller bruker tjenestene våre
• fra våre systemleverandører og databehandlere som leverer kundeportal, betaling, signering og kundeservice på våre vegne
• fra kredittopplysningsforetak når kredittvurdering er aktuelt
• fra adgangs- og sikkerhetssystemer når du bruker lagerplassen eller besøker eiendommen
• fra analyse- og annonseverktøy dersom du samtykker til slik bruk av informasjonskapsler eller sporingsteknologi

Hva vi bruker opplysningene til

Hvert formål har et eget rettslig grunnlag etter personvernforordningen (GDPR).

a) Inngå og administrere leieavtaler

Vi bruker opplysninger for å motta bestillinger, registrere kundeforhold, tilby tilgang til lagerplass, administrere Min Side eller annen kundeportal, og følge opp leieforholdet.

b) Betaling, fakturering og regnskap

Vi bruker opplysninger for å motta betaling, følge opp forfalte krav, sende faktura der dette tilbys, føre regnskap og oppfylle krav etter bokførings- og regnskapsregelverket.

c) Kredittvurdering

Tjenesten vår innebærer løpende betalingsforpliktelser. For å inngå og opprettholde leieforhold må kunden være kredittverdig. Vi kan derfor foreta kredittvurdering ved bestilling, før avtaleinngåelse, ved søknad om faktura, kreditt eller annen betalingsutsettelse, og senere under kundeforholdet når dette er nødvendig og saklig begrunnet. Privatkunder som kredittvurderes vil normalt motta gjenpartsbrev fra kredittopplysningsforetaket.

d) Kundeservice og kommunikasjon

Vi bruker opplysninger for å svare på henvendelser, hjelpe deg med bestilling, innflytting, utflytting, endringer, reklamasjoner, klager og andre spørsmål.

e) Sikkerhet, adgangskontroll og kameraovervåking

Vi bruker opplysninger for å beskytte kunder, ansatte, eiendeler og eiendom, forebygge og oppklare skader, tyveri, innbrudd, hærverk, uautorisert adgang og andre sikkerhetshendelser.

f) Markedsføring

Vi kan bruke kontaktopplysninger til å sende markedsføring i samsvar med markedsføringsloven og personvernregelverket.

g) Analyse, statistikk og forbedring av nettsiden

Vi bruker opplysninger om bruk av nettsiden og digitale tjenester for å analysere trafikk, forbedre brukeropplevelse, drift og funksjonalitet.

h) Forsikring

Dersom du fremlegger dokumentasjon på egen forsikring, kan vi behandle nødvendige opplysninger for å administrere dette.

i) Fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav

Vi kan behandle personopplysninger i forbindelse med mislighold, inkasso, tvister, forsikringssaker, politianmeldelser eller andre rettslige prosesser.

Informasjonskapsler og sporingsteknologier

Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologier på nettsiden vår. Strengt nødvendige informasjonskapsler brukes for at nettsiden og tjenestene skal fungere. Andre informasjonskapsler – for eksempel til analyse og markedsføring – brukes bare dersom du har gitt gyldig samtykke der dette kreves.

Du kan administrere valgene dine gjennom cookie-banneret på nettsiden, og kan også trekke tilbake samtykke senere.

Hvem vi deler personopplysninger med

Vi deler personopplysninger med tredjeparter når det er nødvendig for å levere tjenestene, administrere virksomheten eller oppfylle lovpålagte plikter.

• leverandører av kundeportal, bestillings- og bookingsystemer
• betalingsleverandører
• leverandører av signeringstjenester
• kundeservice- og kommunikasjonsløsninger
• regnskaps- og fakturaløsninger
• kredittopplysningsforetak
• analyse- og markedsføringsleverandører (når du har samtykket der dette kreves)
• leverandører av adgangskontroll, kameraovervåking og sikkerhetssystemer
• forsikringsselskap eller forsikringsformidler dersom relevant
• inkassoselskap, advokater, domstoler, namsmyndigheter, politi eller andre offentlige myndigheter når dette er nødvendig eller lovpålagt
• selskaper i samme konsern som 123 Minilager AS, når dette er nødvendig for konsernfelles drift

En oppdatert oversikt over våre konkrete databehandlere er tilgjengelig på forespørsel ved henvendelse til post@123minilager.no. Når tredjeparter behandler personopplysninger på våre vegne, foreligger databehandleravtale der regelverket krever det.

Overføring til utlandet

Vi tilstreber å bruke leverandører som behandler personopplysninger innenfor EU/EØS. Enkelte av våre leverandører kan likevel være etablert i, eller benytte underleverandører i, land utenfor EU/EØS – typisk USA.

Slik overføring skjer bare når det foreligger gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel EU-US Data Privacy Framework, EUs standardpersonvernbestemmelser (SCC), eller andre garantier etter personvernforordningen kapittel V.

Du kan kontakte oss for mer informasjon om hvilke overføringer som finner sted og hvilke garantier som benyttes.

Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet, og så lenge loven krever det.

• kundeforholdsopplysninger lagres så lenge leieforholdet pågår og i en periode etterpå så lenge det er nødvendig for oppfølging, reklamasjoner, tvister og administrasjon
• regnskapsopplysninger lagres så lenge bokførings- og regnskapsregelverket krever, normalt i fem år
• kundeservicehistorikk lagres så lenge det er nødvendig for å følge opp saken og dokumentere kundeforholdet
• kredittvurderinger og tilhørende opplysninger lagres bare så lenge det er nødvendig for formålet
• kameraopptak slettes eller overskrives automatisk innen 7 dager, med mindre opptak må bevares lenger på grunn av en konkret hendelse, etterforskning eller et rettskrav. I slike tilfeller kan opptak oppbevares i inntil 30 dager
• adgangslogger lagres i inntil 90 dager av sikkerhetsmessige grunner
• markedsføringssamtykker lagres så lenge samtykket er gyldig eller til det trekkes tilbake

Dine rettigheter

Du har rettigheter etter personvernregelverket, blant annet rett til:

• informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger
• innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg
• retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
• sletting i de tilfellene regelverket gir rett til det
• begrensning av behandling
• å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• dataportabilitet når vilkårene er oppfylt
• å trekke tilbake samtykke når behandlingen bygger på samtykke
• å klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket

For å utøve rettighetene dine kan du kontakte oss på post@123minilager.no.

Kameraovervåking og adgangskontroll

Flere av våre eiendommer og lageranlegg er kameraovervåket og har adgangskontroll. Formålet er å ivareta sikkerhet for personer, eiendom og lagrede gjenstander, samt forebygge og oppklare sikkerhetshendelser.

Kameraopptak og adgangslogger brukes bare når det er nødvendig for disse formålene, og bare av personer som har tjenstlig behov. Ved konkrete hendelser kan relevante opptak eller logger utleveres til forsikringsselskap, politi, advokat, domstol eller annen offentlig myndighet når dette er nødvendig eller lovpålagt.

Markedsføring og kundekommunikasjon

Dersom du har et eksisterende kundeforhold til oss, kan vi sende deg markedsføring om tilsvarende tjenester i den utstrekning dette er tillatt etter markedsføringsloven. Dersom samtykke kreves, vil vi be om dette først.

Du kan når som helst reservere deg mot markedsføring eller trekke tilbake et samtykke, enten via avmeldingslenken i e-postene/SMS-ene eller ved å kontakte oss.

Automatiserte vurderinger og profilering

Vi kan bruke analyseverktøy og automatiserte prosesser for å forstå bruk av nettsiden, forbedre tjenester, forebygge misbruk, vurdere kredittrisiko og følge opp betaling og kundeforhold. Slik analyse kan også omfatte enkel kategorisering av kunder ut fra atferd og kjøpsmønster.

Kredittvurdering ved avtaleinngåelse innebærer en form for automatisert vurdering. Du har rett til å be om manuell behandling og forklaring i slike tilfeller. Utover dette treffer vi ikke automatiserte individuelle avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig betydning for deg, med mindre dette uttrykkelig er opplyst.

Hvordan vi beskytter opplysningene

Vi arbeider løpende med informasjonssikkerhet og bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, misbruk eller ulovlig behandling.

Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i tjenester, leverandører, regelverk eller hvordan vi behandler personopplysninger. Oppdatert versjon vil til enhver tid være tilgjengelig på nettsiden vår.

Kontakt og klage

Henvendelser om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger kan sendes til:

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.